PENGAUDITAN SEKOLAH

1.         Pengenalan

Pengauditan adalah perkara penting dalam pengurusan sesebuah organisasi. Setiap organisasi tidak akan terlepas daripada pengurusan kewangan. Pengurusan kewangan melibatkan akauntabiliti yang amat diperlukan. Guru besar atau pengetua mesti bertanggungjawab dalam hal pengurusan, pentadbiran, dan kewangan sekolah. Buku Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah(2000:4) menjelaskan bahawa tugas ini perlu dilaksanakan dengan sempurna mengikut segala arahan, prosedur, peraturan, pekeliling, akta, dan undang-undang negara yang berkaitan dengannya, sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Kerajaan khususnya Kementerian Pelajaran Malaysia.

            Mengikut Akta Pendidikan 1996, Menteri Pelajaran atau pegawai-pegawai yang diberi kuasa adalah bertanggungjawab untuk membuat pemeriksaan terhadap kira-kira sekolah kerajaan ataupun sekolah-sekolah yang menerima bantuan kerajaan. Pemeriksaan kewangan sesebuah sekolah ini boleh dilaksanakan secara berjadual atau secara mengejut oleh pihak-pihak berkuasa yang telah diberi tanggungjawab. Oleh itu institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan perlu menyediakan dan mengemukakan penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Desember setiap tahun. Penyata ini hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah untuk tujuan pengauditan sebelum 31 Mac tahun berikutnya. Selalunya Bahagian Audit Sekolah menjalankan 3 kaedah pengauditan iaitu pengauditan terhadap penyata kewangan , pengauditan pematuhan, dan pengauditan terhadap program bantuan.

          Hasil pengauditan akan terbit satu laporan audit kepada pihak sekolah dan pusat tanggungjawab untuk diambil tindakan susulan. Laporan audit yang berkualiti dapat meningkatkan akauntabiliti awam bagi mencapai kecemerlangan pengurusan kewangan sekolah.

2.         Definisi Pengauditan

Pengauditan adalah satu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Menurut Kamus Dewan Edisi 3 (1998) pengauditan merupakan pemeriksaan dan pengesahan akaun (kira-kira). Menurut Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah (2000), audit merupakan satu pemeriksaan terhadap dokumen dan rekod pengurusan perakaunan kewangan sekolah. Menurut Kamus Perakaunan (1991), audit adalah pemeriksaan rekod perakaunan dan kajian secara kritis sistem kawalan dalaman organisasi oleh juruaudit. Pemeriksaan dan kajian itu bertujuan untuk memperolehi bukti audit yang akan dinilai oleh juruaudit dan digunakan sebagai asas untuk memberi pendapatnya tentang penyata kewangan. Menurut Jemaah Nazir Sekolah (2001) audit ditakrifkan sebagai proses penilaian yang bertujuan mengenalpasti darjah kepatuhan kepada norma-norma pengoperasian yang ditetapkan bagi mempertimbangkan suatu keputusan atau ketentuan yang berkaitan dengan keberkesanan, kecekapan, keadilan, dan keihsanan sistem kualiti yang dibangunkan di sesebuah organisasi. Menurut Barjoyai (1984) ilmu audit merupakan satu bidang ikhtisas yang khusus. Namun demikian ia selalu dikaitkan dengan bidang perakaunan. Ini disebabkan skop audit biasanya terhad kepada pemeriksaan akaun-akaun, rekod, dan sistem perakaunan yang diurus oleh akauntan.

            Kesimpulannya, walaupun pelbagai definisi diberikan berkaitan audit atau pengauditan, yang penting sejauh mana pengurusan kewangan diuruskan dengan cekap dan tidak berlaku penyelewangan. Selalunya di sekolah pengauditan menjurus kepada kewangan yang melibatkan sumber kewangan kerajaan. Sumber kewangan kerajaan lebih dititikberatkan berbanding dengan sumber kewangan lain.

3.         Objektif Pengauditan

·         Pengauditan terhadap penyata dan pengurusan kewangan sekolah adalah untuk memberi pendapat sama ada penyata itu menggambarkan kedudukan yang benar dan saksama tentang kedudukan kewangan dan rekod perakaunan yang berkaitan telah diselenggarakan dengan teratur dan kemaskini.

·         Membuat perakuan-perakuan dengan tujuan membantu dalam usaha meningkatkan mutu pengurusan kewangan dan perakaunan di sekolah.

·         Bertanggungjawab untuk memberi bimbingan dan bantuan kepada sekolah yang menghadapi masalah pengurusan kewangan.

4.         Skop dan Kaedah Pengauditan

·         Pengauditan Penyata Kewangan Sekolah hendaklah dijalankan bagi sekolah-sekolah yang menerima bantuan kerajaan.

·         Pengauditan hendaklah dijalankan pada setiap tahun kewangan.

·         Jumlah urus niaga yang perlu diaudit adalah tertakluk kepada keberkesananan kawalan dalaman pengurusan sekolah.

·         Sesebuah sekolah boleh dikategori sebagai mempunyai sistem kawalan dalaman yang berkesan sekiranya ia mempunyai antara lainnya unsur-unsur berikut:

      Semua urus niaga didokumenkan dengan teratur dan boleh diperiksa pada bila-bila masa;

      Semua urus niaga direkodkan dengan betul dan kemaskini;

      Semua urus niaga disemak dan disahkan oleh pihak yang diberi kuasa;

      Terdapat pengasingan tugas dalam meluluskan, memproses, merekod dan menyemak urus niaga;

      Penyeliaan yang berkesan; dan

      Wujudnya Jawatankuasa Audit Dalam di peringkat sekolah.

5.         Undang-Undang dan Peraturan Audit

·         Akta Pendidikan 1996

·         Education (Accounts and Audit) Rules, 1962.

·         Akta Acara Kewangan , 1957

·         Arahan Perbendaharaan

·         Garis Panduan Perakaunan Dan Kewangan Sekolah

·         Tatacara Pengurusan Stor

·         Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Yang Berkaitan

·         Panduan-Panduan Pengauditan Bahagian Audit sekolah

·         Arahan Audit dan Surat Pekeliling Akaun Sekolah

·         Pekeliling-Pekeliling Am

·         Pekeliling-Pekeliling Bahagian Kewangan Kementerian

·         Garis Panduan Pengurusan Kantin

·         Pekeliling-Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan bekalan Kementerian

·         Arahan-Arahan Yang Dikeluarkan Oleh Ibu Pejabat.

                                                                                        

Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia (1994) telah menjelaskan bahawa sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta dan kewangannya tertakluk kepada peruntukan yang terdapat di bawah Akta pelajaran 1961/ Akta Pendidikan 1996 dan Education (Accounts and Audit) Rules 1962. Menurut Education (Accounts and Audit) Rules:

`      “The manager or governors or other persons responsible for the management, of an assisted education institution shall cause to be kept proper accounts and other records in such form as may be required by the Minister to all financial matters pertaining ti the assisted educational institution and shall have prepared and submitted for audit not later than 31st of March each year astatement of accounts in respect of the financial year immediately or preceding.”

Menurut Surat pekeliling Kewangan Bil. 4/88, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata akaun tersebut satu bulan lebih awal iaitu pada 28 atau 29 Februari tahun berikutnya kepada pihak audit.  Ini bertujuan untuk membolehkan pelarasan atau pembetulan dibuat pada penyata akaun terlebih dahulu jika didapati perlu sebelum proses pengauditan sebenar dilaksanakan.

Menurut Akta Pendidikan 1996, seksyen 130(2), Menteri boleh membuat peraturan berkenaan  penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi pendidikan yang menerima sumbangan.

Menurut Akta Acara Kewangan 1957, Perkara 18, surcaj boleh dikenakan kepada kakitangan awam yang gagal mengutip hasil atau cukai.

·         Membuat bayaran tidak mengikut peraturan

·         Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta benda kerajaan.

·         Gagal menyimpan kira-kira dan rekod yang perlu dengan lengkap dan kemas.

·         Lambat membuat bayaran.

Menurut Arahan Perbendaharaan (AP):

·         Perkara 60, resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akaun terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam. Ianya perlu dikeluarkan pada masa urusan dibuat.

·         Perkara 61, orang awam hendaklah diberitahu bahawa mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.

·         Perkara 62, meminda sesuatu resit adalah dilarang.

·         Perkara 68, semua stok resit apabila tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat berkunci dengan selamat.

·         Perkara 70, resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang itu tetapi mestilah ditulis oleh seseorang pegawai lan.

·         Perkara 97(a), semua bayaran kecuali yang dibuat daripada wang runcit dan bayaran gaji dan elaun dan rekupan panjar wang runcit, hendaklah dibuat dengan cek yang berpalang.

·         Perkara 99, semua baucar hendaklah disokong dengan butir-butir penuh.

·         Perkara 140(a), pegawai perakaunan tidak boleh membuka apa-apa akaun awan tanpa kebenaran bertulis dari pihak kewangan negeri.

·         Perkara 142, tiap-tiap catatan dalam buku akaun hendaklah disokong dengan sesuatu baucar penyata pemungut atau waran peruntukan yang dibenarkan dengan sepatutnya.

·         Perkara 144, catatan dalam buku tunai hendaklah dibuat mengikut susunan urusan berlaku.

·         Perkara 146, pada hujung tiap-tiap bulan, buku tunai hendaklah disesuaikan dengan penyata bank dan satu penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan.

·         Perkara 176(b) semua pembelian hendaklah dibuat dengan menggunakan pesanan tempatan kecuali yang dibayar melalui panjar wang runcit.

6.         Jenis-Jenis Audit

Setelah pengauditan dilaksanakan oleh juruaudit yang diberi kuasa oleh kerajaan, sijil –sijil dikeluarkan kepada pihak sekolah untuk menentukan status pengurusan kewangan sekolah seperti berikut:

6.1       Audit Tanpa Teguran

Selalunya sekolah  menerima Sijil Tanpa Teguran diberi kerana pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan kecuali perkara-perkara yang tidak menjejaskan penyata kewangan contohnya:

·         Buku Tunai ditandatangan tetapi tarikh tidak dicatat

·         Penyata Penyesuaian Bank ditandatangan tetapi tarikh tidak dicatat.

·         Tiada tandatangan ringkas pada setiap urusniaga

Ada Pemerhatian Audit Ringkas. Pihak sekolah telah mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Borang Pemerhatian Audit Ringkas. Tiada penemuan audit yang dibangkitkan dalam Laporan Audit Sekolah. Ada setengah sekolah yang menerima Sijil Tanpa Teguran – Sangat Baik. Sekolah ini selalunya menerima Sijil Tanpa teguran ( tanpa Laporan  Audit Sekolah - Baik ) tiga tahun berturut-turut. Pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan. Pihak sekolah tiada Pemerhatian Audit Ringkas.

6.2       Audit Berteguran

Bahagian Audit Sekolah akan mengeluarkan Sijil Audit Berteguran apabila berlaku kes-kes yang mempunyai implikasi kewangan yang serius atau ketidakpatuhan kepada peraturan dalam urusan kewangan yang melebihi tahap materialiti yang ditetapkan. Jika berlaku kes-kes penyelewengan atau salahguna kuasa, laporan khas mengenainya akan disediakan supaya tindakan segera dapat diambil oleh Ketua Pusat Tanggungjawab atau Bahagian/Jabatan yang berkaitan. Selalunya teguran audit dibuat kerana kes-kes tertentu seperti:

• Penyata lewat dikemukakan
• Pungutan tidak diserahkan ke pejabat
• Pungutan lewat di bankkan terutama amaun melebihi RM500.00
• Pungutan tidak diakaunkan RM100-RM500 (kecuali sekolah pedalaman Sabah )
• Perbelanjaan tanpa kelulusan
• Bayaran menggunakan cek tunai(kecuali PWR)
• Perolehan tanpa sebut harga
• Kumpulan Wang Terkumpul berbaki tinggi (KWK atau KWA) –baki KWT> 30% daripada pendapatan dan baki PCG semasa > 10%
• Rekod kewangan tidak dikemaskini 3 tahun berturut-turut: Daftar bil / Subsidiari / Daftar Kawalan Resit.
• Tanda tangan cek kosong
• Sistem pengurusan yang sangat lemah.

Laporan Audit Sekolah (2005) sejumlah 8,212 sijil audit dikeluarkan dan daripada jumlah itu, sebanyak 891(115) sekolah telah menerima sijil berteguran. Pengetua atau guru besar yang mendapat Sijil Berteguran perlu sedar bahawa selain tugas dan tanggungjawab, beliau juga terpaksa berhadapan dengan liabiliti vikarius di bawah sistem perundangan negara. Liabiliti vikarius bermaksud liabiliti undang-undang yang ditanggung oleh seseorang individu atau majikan atas perbuatan jenayah atau tort yang dilakukan oleh orang lain sungguhpun orang yang bertanggungjawab adalah tidak bersalah secara peribadi. Guru besar atau pengetua berhadapan dengan risiko seperti amaran, surcaj, dan sebagainya.

7.         Audit Dalaman

Audit Dalam merupakan pemeriksaan rekod kewangan dan bukan kewangan sesebuah organisasi, oleh organisasi itu sendiri untuk memastikan bahawa organisasi dikendali dengan betul ( Kamus Dewan Edisi 3, 1998 ). Bagi kewangan Persatuan Ibu Bapa dan Guru diaudit oleh juruaudit dalaman yang dilantik oleh PIBG dalam Mesyuarat Agung Tahunan mereka.

Pengauditan Dalaman biasanya dilakukan oleh guru-guru yang dilantik secara rasmi oleh pengetua atau guru besar. Biasanya guru-guru ini mempunyai kemahiran dan pengalaman dalam pelajaran Prinsip Akaun atau Perdagangan. Guru besar juga selain menjalankan penyeliaan biasa terhadap urusan pejabat tiap-tiap hari, perlu juga pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga, hendaklah dari semasa ke semasa atau melantik guru lain sepertimana yang dicadangkan untuk menjalankan pemeriksaan mengejut di bahagian-bahagian kewangan atau perakaunan yang dilakukan oleh pegawai di bawah kawalan guru besar atau pengetua. Tujuan audit dalaman adalah untuk mengetahui sama ada cara-cara yang betul telah difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti. Perihal mengenai kewangan yang diperiksa bersama dengan catatan pemeriksaan itu, hendaklah dimasukkan ke dalam buku pemeriksaan mengejut.

            Pemeriksaan mengejut seperti peti wang tunai dan lain-lain hendaklah dilakukan oleh audit dalaman:

·         Audit dalaman hendaklah mengadakan satu pemeriksaan mengejut terhadap tiap-tiap peti besi, peti wang tunai, laci, dan bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan seseorang pegawai di bawah kawalannya yang diamanahkan untuk menyimpan wang awam, setem, atau barang-barang berharga yang lainnya. Contohnya barang-barang Sains, Kemahiran Hidup dan Pusat Sumber.

·         Pemeriksaan tersebut hendaklah dilakukan tidak kurang daripada sekali dalam tempoh enam bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan di dalam buku yang disimpan bagi maksud itu di setiap sekolah. Butir-butir yang perlu dicatat dalam buku pemeriksaan mengejut ialah:

ü  Tarikh,

ü  Masa pemeriksaan

ü  Nama pegawai yang diperiksa kerana wang tunai dan barang-barang lain yang berada di bawah jagaannya.

ü  Amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya.

ü  Hasil pemeriksaan, dan

ü  Tanda tangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

Selain daripada itu audit dalaman juga perlu memeriksa buku Wang Kerajaan, Wang SUWA, Wang Asrama (jika ada) dan  Panjar Wang Runcit pada setiap tiga bulan dan menandatangani hasil pemeriksaan itu.

8.         Audit Luar

Pengauditan Luar dilakukan oleh pegawai yang datang dari Jabatan Pelajaran Negari. Pegawai-pegawai ini akan memastikan pengurusan kewangan berjalan dengan lancar. Juruaudit ini akan mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah diuruskan dengan teratur bagi memastikan dasar peraturan dan undang-undang yang digubal oleh kementerian dipatuhi oleh pihak pengetua atau guru besar. Pengauditan juga bertujuan untuk mengkaji dan menilai operasi-operasi pengurusan dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keberkesanan, dan ekonominya. Pengauditan juga menentukan kekukuhan, kesempurnaan, dan kemampuan rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem maklumat pengurusan serta sistem kawalan dalaman. Membuat laporan hasil pengauditan dan mengesyorkan langkah-langkah yang sistematik kepada pusat tanggungjawab. Menyiasat secara khusus sekiranya berlaku penyelewengan menurut arahan Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran di samping membantu pihak Perbendaharaan Negara bagi memantapkan lagi pengurusan audit.

9.         Kuasa Juruaudit Luar

• Juruaudit sekolah atau seseorang pegawai yang diwakilkan olehnya dengan bertulis berhak memeriksa segala rekod, buku, baucar, dokumen, wang tunai, setem, cagaran, barang-barang atau harta benda lain yang tertakluk kepada pengauditannya;
• Meminta apa-apa penjelasan atau maklumat, bila mana perlu, daripada pengurus sekolah untuk memudahkannya menjalankan tugas;
• Meminta sesuatu carian bagi atau cabutan daripada apa-apa buku, dokumen atau rekod yang dalam pemilikan atau di bawah kawalan institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan; dan
• Menjalankan apa-apa penyiasaan atau pemeriksaan lain bilamana perlu.

10.      Tanggungjawab Pengurus Sekolah dan Ketua Pusat Tanggungjawab.

• Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah- Guru besar hendaklah mengemukakan Penyata kewangan Tahunan Sekolah kepada audit sekolah selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya.Walau bagaimanapun sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan sekolah pada atau sebelum 28 atau 29 Februari  kepada audit sekolah supaya sekolah mempunyai tempoh satu bulan sehingga 31 Mac untuk membuat pembetulan pada penyata tersebut, di mana-mana yang perlu.
• Pertanyaan audit – Menjadi kewajiban guru besar memberi kepada juruaudit segala kemudahan yang perlu dalam masa melaksanakan kewajibannya dan menjawab dengan segera sebarang pertanyaan yang ditujukan kepada mereka ataupun selewat-lewatnya dalam tempoh 30 hari dari tarikh pertanyaan (Pekeliling Perbendaharaan 14/80).
• Dokumen  / rekod dikemukakan untuk audit– Guru besar adalah bertanggung- jawab untuk memastikan bahawa segala rekod-rekod berhubung dengan urusan kewangan sekolahnya dikemukakan. Satu senarai lengkap yang ditandatangani oleh guru besar mengenai rekod-rekod perakaunan yang dikemukakan untuk diaudit hendaklah disampaikan kepada juruaudit bersama-sama rekod-rekod perakaunan.
• Ketua Pusat tanggungjawab memastikan penyata kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan dikemukakan kepada Bahagian Audit mengikut peraturan 6. Institusi pendidikan kerajaan perlu ambil apa-apa tindakan atas laporan atau pertanyaan audit.

11.       Perkara-Perkara Yang Diaudit

Dalam proses pengauditan, pihak audit akan menghantar surat kepada pihak sekolah melalui Pejabat Audit Sekolah Negeri. Pejabat Audit Sekolah akan memberitahu jadual atau masa pegawai Bahagian Audit akan membuat pengauditan di sekolah-sekolah yang berkaitan. Misalnya Sekolah Kebangsaan St. Mark, Butterworth dijadualkan pada 29 April 2008. Pihak audit mengarahkan guru besar atau pengetua menyediakan bahan atau rekod perakaunan yang perlu dihantar. Antara bahan-bahan itu ialah:

·         Buku tunai bagi semua kumpulan wang yang dikendalikan (Wang Kerajaan, Wang SUWA, Wang Asrama dan Panjar Wang Runcit).

·         Buku Kedatangan Murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan tahun semasa.

·         Buku stok dan Buku Daftar Harta Sekolah

·         Buku Resit Terimaan

·         Buku Kegunaan Telefon

·         Buku Perbelanjaan Pos

·         Buku Panjar Wang Runcit

·         Buku rekod penghuni asrama (jika ada)

·         Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek termasuk bulan Januari.

·         Sijil Simpanan tetap, Sijil Baki akhir bank, sijil pelaburan lain.

·         Satu salinan fotostat PCG

·         Satu salinan Carta Organisasi/ carta aliran pembayaran.

·         Yuran

·         Satu salinan perjanjian kantin dan kedai sekolah.

·         Baucar penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan kerajaan.

·         Dokumen-dokumen penyokong setiap pembayaran (bil/invois)

·         Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa/bantuan

·         Dokumen-dokumen berkaitan perjanjian

·         Surat kelulusan Jabatan Pelajaran Negeri / Bahagian Teknik, dan Vokasional termasuk viremen hapuskira dan sebagainya.

·         Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan

·         Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan sekolah

·         Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal / gotong-royong

·         Majalah sekolah (jika diterbitkan)

·         Buku rekod penghuni asrama

Lain-lain dokumen yang diperlukan ialah:

·         Jadual pecahan akaun belum terima dan akaun bayaran seperti pada 31 Disember

·         Senarai stok                                  

·         Surat pengakuan

·         Borang Serahan Guru / Daftar kutipan harian

·         Sijil Baki Bank pada 31 Disember 1999 dari pihak bank

Selain daripada itu terdapat juga kertas-kertas kerja yang dikehendaki iaitu:

·         Penerimaan dan Pendapatan

·         Pembayaran dan Perbelanjaan

12.       Pelaksanaan Pengauditan

Pengauditan dijalankan dengan berpandukan kepada senarai semak Pengauditan Pengurusan Kewangan Sekolah (lampiran senarai semak MP-1 hingga MP11)

13.       Pemerhatian Audit

·         Perbincangan perlu diadakan dengan pihak sekolah bagi membincangkan penemuan-penemuan audit sebaik sahaja kerja-kerja pengauditan selesai dijalankan.

·         Pemerhatian audit hendaklah disediakan secara seimbang dengan melaporkan perkara-perkara berikut:

-Kelemahan-kelemahan berhubung dengan pengurusan kewangan sekolah;

-Maklum balas yang diterima daripada pihak sekolah semasa perbincangan;

-Langkah-langkah pembetulan serta pembaharuan yang telah diambil oleh

pihak sekolah ke arah memantapkan pengurusan kewangan sekolah; dan

-Syor-syor yang munasabah untuk memperbaiki kelemahan yang berlaku.

14.           Laporan Audit

Seseorang juruaudit hendaklah menyediakan suatu laporan audit berkenaan dengan penyata kewangan tahunan sesuatu institusi pendidikan Islam atau institusi pendidikan kerajaan atau bantuan kerajaan dan hendaklah mengemukakan yang berikut;

·         Laporan audit kepada ketua Pusat Tanggungjawan ;

·         Suatu salinan laporan audit kepada pengurus sekolah yang berkenaan bagi maksud peraturan 9; dan laporan audit tahunan yang disatukan kepada menteri.

15.          JENIS PERMASALAHAN DAN ISU-ISU KEWANGAN SEKOLAH

	Masalah Dan Isu		Peraturan-Peraturan		Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan
	PENYATA DAN DOKUMEN KEWANGAN
	1.1.   Penyediaan dan penyerahan Penyata  Akaun                                                                1.1.1.Tidak tepat Penyata tidak imbang Angka di nota tidak sama dengan Penyata 1.1.2.Tidak Lengkap Penyata tidak disokong dengan format kertas kerja yang ditetapkan. Surat perakuan Guru Besar tidak disertakan. 1.1.3.Penyerahan Penyata Kewangan yang belum diaudit Penyata yang lewat dihantar  1.2.  PENYERAHAN DOKUMEN KEWANGAN ·         Tidak lengkap ·         Baucar tidak dikemukakan/ kemaskini ·         Resit/Stok Resit tidak lengkap ·         Daftar Bil tidak selenggara.		·         Akta Pendidikan 1996 Peraturan Pendidikan (Akaun & Audit) 2002 (Seksyen 6) ·         TPKPS 9.1 ·         Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 5/1990. ·         Akta Pendidikan 1996 Peraturan Pendidikan (Akaun & Audit) 2002 ·         TPKPS 9.1(2) ·         Surat Pekeliling Kewangan Bil.4/ 1988 Akta Pendidikan 1996  (Account and Audit ) 2002, Seksyen 3 ·       AP 307		·         Penyata kewangan tahunan hendaklah dikemukakan secara betul dan lengkap dengan mengandungi: ·     Kunci Kira-Kira ·     Penyata Penerimaan &       Pembayaran ·     Penyata Pendapatan &       Perbelanjaan ·     Nota-nota Kepada Akaun ·     Surat Perakuan Guru Besar ·      PATSKOM ·     Format Kertas Kerja yang       ditetapkan ·         Pihak sekolah dikehendakki menghantar Draf Penyata Kewangan yang belum di Audit sebelum 28/2 sebagai langkah penyemakan awal. ·         Pemantauan oleh PTJ dan diwajibkan menghantar Penyata tersebut sebelum atau pada 31/3 kepada Pejabat Audit Sekolah sebagaimana yang ditetapkan di Akta Pendidikan 1996 (Account and Audit) 2002. Pihak  sekolah dikehendaki         mengemukakan dokumen-dokumen         kewangan/rekod-rekod yang         ditetapkan dengan kemaskini bagi         proses pengauditan.
Masalah  Dan Isu		Peraturan-Peraturan		Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan
2.   TERIMAAN
2.1  Tiada Kuasa Memungut.		·         TPKPS 5.5(ii) ·         AP 69		·         Kebenaran secara bertulis hendaklah diberikan kepada pemungut.
2.2  Kutipan Tanpa Kebenaran.		·         BPSG Bil. 1/95		·         Kutipan yuran hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Pendaftar Sekolah.
2.3  Terimaan Tanpa Resit: Penerimaan wang tidak disokong dengan resit rasmi.		·         TPKPS 5.4(i) ·         AP 60		·         Terimaan hendaklah diakui terima dengan resit rasmi
2.4  Pindaan Terhadap Resit: Resit yang dikeluarkan dipinda secara pemadaman		·         TPKPS 5.5(vii) ·         AP 62		·         Resit tidak boleh dipinda ·         Tersilap dibatalkan beserta salinannya.
2.5  Penggunaan resit tidak bercetak nombor siri.		·         TPKPS 5.5(v)		·         Resit hendaklah bercetak dengan nombor siri.
2.6  Resit yang tidak seragam		·         Surat Pekeliling Kewangan KP 1602/900/S/(1) bth 22.1.03		·         Hendaklah mengikut format yang ditetapkan  oleh Kementerian Pelajaran Malaysia
2.7  Akaun  Subsidiari: Tidak menyelenggarakan Buku Akaun Subsidiari		·         Surat Pekeliling Kew 5/2002  dan Surat . Pekeliling Tambahan kpd Sur. Pek Kew. Bil.5/2002		·         Pihak sekolah mestilah menyediakan Buku Akaun Subsidiari yang lengkap ·         KWK – Teras,Elektif dan Pelbagai ·         KWS  - Pelbagai ·         WA -  Pelbagai
Masalah Dan Isu		Peraturan-Peraturan		Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan
3.   AKAUN BELUM TERIMA.
3.1.    Wang Tidak     Diperakaunkan: Resit ada dikeluarkan Tidak direkod di Buku Tunai dan tidak dibankkan		·         TPKPS 5.4 ·         AP 72 B ·         AP 78 (a)		·           Terimaan hendaklah direkodkan di Buku Tunai  masa urusniaga. ·           Terimaan hendaklah dibankkan pada hari kutipan dibuat dan sekiranya tidak berkesempatan kutipan hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya. ·           Pengetua/Guru Besar hendaklah menjalankan siasatan dan melaporkan ke PTJ. ·           Pengetua/Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan secara kerap terhadap pungutan dan kemasukan wang ke bank.
3.2.    Wang Tidak Dibankkan: Resit ada dikeluarkan Ada di rekod di Buku Tunai Wang Tidak dibankkan		·         TPKPS 5.4 ·         AP 78 (a)		·         Wang terimaan hendaklah dibankkan pada hari kutipan dibuat dan sekiranya tidak berkesempatan kutipan hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya. ·         Pengetua/Guru Besar hendaklah menjalankan siasatan dan melaporkan ke PTJ. ·         Pengetua/Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan secara kerap terhadap pungutan dan kemasukan wang ke bank.
3.3.    Yuran Kurang Serah: Guru kurang serah yuran ke pejabat		·         TPKPS 5.4 (iv) ·         AP 11 dan 53.		·         Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan semua kutipan yang telah dikutip oleh guru-guru kelas diserahkan ke pejabat.
3.4.    Tunggakan Kutipan: Yuran Sewa Kantin sewa kedai buku dll		·         TPKPS 5.4 (iv) ·         AP 11 ·         AP 53		·         Pengetua /Guru Besar hendaklah memastikan semua kutipan yang sepatutnya dipungut telah dibuat.
Masalah Dan Isu		Peraturan-Peraturan		Tindakan Mengatasi/ Menyelesaikan
4.   BAYARAN
4.1.  Bayaran tanpa dokumen sokongan: Pembayaran yang tidak disertakan baucar, bil, invois, pesanan tempatan dll.		·          TPKPS 7.4.2 B ·         Surat Pekeliling Kew. 11/95 ·         AP 99 A ·         AP 176 (B)		·         Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan setiap pembayaran disertakan dengan dokumen sokongan  seperti baucar, bil, inbois, pesanan tempatan dll. sebelum melulus/memperakui bayaran.
4.2.  Bil-bil lewat dijelaskan. Bil diselesaikan melebihi 1 bulan/30 hari dari tarikh ia diterima.		·         TPKPS 6.6.1 ·         AP 103		·         Bil yang diterima hendaklah diselesaikan dalam tempoh 1 bulan/30 hari dari tarikh bil diterima. ·         Daftar Bil hendaklah disediakan dan dikemaskinikan.
4.3.  Perbelanjaan melebihi had yang ditetapkan & memecah-kecilkan bil.		·         TPKPS 6.3.3		·         Perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan terlebih dahulu bagi kes-kes yang melebihi had yang ditetapkan dalam satu tahun iaitu melebihi         RM 10,000.00 Pembelian bagi satu item/kelas item barangan tidak boleh dipecah kecil bil-bilnya untuk mengelakkan daripada had tersebut di atas.
4.4.  Bayaran Melalui Cek Tak Berpalang atau “TUNAI”: Cek bayaran bagi pembekal tidak dipalang atau bayar atas TUNAI.		·         TPKPS 7.6.1 ·         AP 97 (a)		·         Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan semua pembayaran kecuali PWR hendaklah berpalang dan atas nama penerima. Cek “TUNAI” tidak dibenarkan.
5.   AKAUN BELUM BAYAR
5.1.  Akaun Belum Bayar  tahun kebelakangan yang belum selesai.		·         TPKPS 13.3		·         Mengesan & mengambil tindakan untuk membayar. ·         Permohonan untuk pelarasan selepas 3 tahun.

Masalah dan Isu	Peraturan-Peraturan		Tindakan Mengatasi / Menyelesaikan
5.2.   Bil/Inbois yang belum dijelaskan	TPKPS 6.2.2. TPKPS 6.6.1. AP 103 (a)		Menjelaskan bil/inbois dalam tempoh yang ditetapkandanselewat-lewatnya pada akhir tahun Mengenalpasti baki peruntukan sebelum membuat pembayaran
5.3.  Kutipan bagi pihak ketiga yang tidak dijelaskan	·         TPKPS 9.4 (3)		·         Hendaklah dijelaskan dalam tahun semasa kerana ia bukan pendapatan
5.4.  Cek pembayaran yang dibatalkan tidak dijelaskan	·         TPKPS 7.8		·         Pembayaran semula hendaklah dibuat ·         Permohonan pelarasan hendaklah dibuat apabila perlu
6.       PESANAN TEMPATAN
6.1.  Tidak menggunakan Pesanan Tempatan	·         TPKPS 6.4.1		·         Semua pembelian kecuali melalui PWR hendaklah dibuat dengan menggunakan Pesanan Tempatan
6.2.    Pesanan Tempatan tidak sempurna: Tidak di tandatangani Pengetua/Guru Besar ketika membuat pesanan Harga barang tidak dicatatkan Perakuan penerima tidak dilengkapkan Tiada nombor siri Pesanan Tempatan	·         AP 176.1 (b) ·         AP 177.1 (a) ·         TPKPS 6.4.1 ·         TPKPS 6.5.1		·         Pengetua/Guru Besar menandatangani semua Pesanan Tempatan ·         Harga bagi setiap barang yang dipesan hendaklah dicatatkan supaya dapat dibandingkan dengan bil/inbois ·          Perakuan penerimaan hendaklah dilengkapkan pada semua Pesanan Tempatan sebagai bukti bekalan/ perkhidmatan telah disempurnakan ·         Semua Pesanan Tempatan hendaklah dinomborkan dengan bersiri
6.3.  Pesanan Tempatan disediakan selepas                 pembelian	·         TPKPS 6.4.1		·         Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum sesuatu perolehan dibuat
MASALAH DAN ISU		PERATURAN-PERATURAN			TINDAKAN MENGATASI/ MENYELESAIKAN
7.        PERUNTUKAN
7.1.  Perbelanjaan yang tidak dibenarkan: Peruntukan Kemahiran Hidup digunakan untuk pembayaran utiliti yang  mana bayaran utiliti tersebut sepatutnya dibayar di bawah peruntukan LPBT/LPK		·         TPKPS 3.2.2(f) ·         TPKPS 2.5.2 ·         SPK 5/2002 ·         SPK 6/2002			·         Pengetua/Gurubesar mempastikan setiap peruntukan matapelajaran/ pemberian hendaklah digunakan bagi tujuan matapelajaran itu sendiri. ·         Sekiranya perkara ini berlaku   permohonan kebenaran daripada PTJ untuk memperakui pembayaran           tersebut perlulah dibuat
7.2.  Peruntukan Defisit: Baki awal tahun LPBT/LPK                       1,000.00 Terimaan Semasa              500.00 Bayaran Semasa            2,000.00 Beza                                  500.00                      (500.00)		·         TPKPS 6.2.2 ·         TPKPS 7.2.1 (a) ·         AP 54			·         Pengetua/Gurubesar dikehendaki mengawal perbelanjaan sesuatu peruntukan supaya ianya tidak dilampaui sehingga menjadikan peruntukan tersebut defisit ·         Menyemak baki peruntukan dan tanggungan yang belum dibayar sebelum membuat bayaran
7.3.  Peruntukan Bantuan Pelajaran (PCG): ·         Terlebih tuntut ·         Terkurang tuntut ·         Tidak dituntut		·         TPKPS 3.1 ·         SPK 5/2002 ·         SPK 6/2002			·         Pengetua/Gurubesar hendaklah mempastikan jumlah murid adalah bertepatan dengan asas tarikh tuntutan supaya tidak berlaku kelebihan/kekurangan tuntutan ·         Sekolah akan kehilangan pendapatan sekirannya terkurang tuntut atau tidak dituntut.
7.4.  Baki Bantuan PCG tinggi.		·         SPK 5/2002 (Perenggan 5.2)			·         Pihak sekolah hendaklah membelanja kan peruntukan PCG yang diterima dalam tahun semasa dan jika berbaki tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima.
7.5.  Terimaan Teras tidak mengikut pecahan peratusan yang ditetapkan.		·         SPK Tambahan kepada SPK 5/2002			·         Pihak sekolah mestilah mematuhi pecahan peratusan sepertimana berikut 60% - Sains, Matematik dan B. Inggeris 40% - Lain-lain Mata Pelajaran TERAS dimana: Teras (60%) dipecahkan kepada: 40% - Sains 30% - Matematik 30% - Bahasa Inggeris
MASALAH DAN ISU		PERATURAN-PERATURAN			TINDAKAN MENGATASI/ MENYELESAIKAN
8.   PELARASAN BUKU TUNAI
8.1.  Pelarasan Buku Tunai tidak diambil                 tindakan		·         Prosedur Perakaunan			·         Membuat pelarasan di Buku Tunai agar menunjukkan kedudukan buku tunai sebenar pada akhir tahun. Jika berlaku perlarasan (+) atau (-) hendaklah dibuat diperuntukan yang terlibat di Buku Tunai sekolah
9.   DEFISIT  KEWANGAN
9.1.  Baki Kumpulan Wang Terkumpul mengalami defisit: Baki keseluruhan Kumpulan Wang Terkumpul di Kunci Kira-Kira Kumpulan Wang Kerajaan yang telah diaudit mengalami defisit		·         TPKPS 6.2.2 ·         AP 54			·         Pengetua/Guru Besar hendaklah merancang dan mengawal perbelanjaan agar tidak melampaui pendapatan
10.   KEHILANGAN WANG TUNAI/DOKUMEN
10.1  Wang Tunai		·         TPKPS 10.2.1 ·         TPKPS 5.5 (xiii) ·         AP 126 ·         AP 315			·         Simpan ditempat selamat atau peti besi ·         Laporkan segera kepada Polis ·         Sediakan laporan kehilangan seperti dilampiran J dan hantarkan 5 salinan ke PTJ dan 1 salinan ke Ibu pejabat
10.2.  Buku Tunai		·         TPKPS 4.4.7			·         Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat
10.3.  Lain-lain Dokumen Buku Resit Jadual Kedatangan Murid Buku Cek		·         AP 126 ·         AP 315			·         Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah mengeluarkan buku-buku yang dikehendaki bagi kegunaan dan pastikan nombor sirinya adalah lengkap dan betul ·         Semua wang tunai, cek dan lain-lain dokumen yang diterima oleh pihak sekolah hendaklah disimpan ditempat yang selamat peti besi atau bilik kebal ·         Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan semua dokumen hendaklah disimpan di tempat yang selamat
MASALAH DAN ISU		PERATURAN-PERATURAN			TINDAKAN MENGATASI/ MENYELESAIKAN
11.   PENYATA PENYESUAIAN BANK.
11.1.  Penyesuaian Bank tidak disediakan		·         TPKPS 4.6.1 ·         TPKPS 4.6.4 (Lampiran D) ·         AP 146			·         Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan pada setiap bulan sebaik sahaja penyata bank diterima untuk menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan baki di penyata bank
11.2. Penyata Penyesuaian Bank yang tidak tepat		·         TPKPS 4.6.1 ·         TPKPS 4.6.4 (Lampiran D)			·         Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan dengan mengambilkira semua perkara yang sepatutnya seperti: ·     Kemasukan wang yang tidak     dikreditkan oleh bank ·     Kesilapan bank mendebit atau mengkredit ·     Cek-cek yang telah dikeluarkan     masih belum ditunaikan ·     Terimaan wang dikreditkan terus ke bank
11.3.  Tiada Sijil Pengesahan Bank		·         Prosedur Perakaunan			·         Sekolah-sekolah hendaklah dengan segera selepas akhirnya tahun kewangan meminta Sijil Pengesahan baki bank pada 31 Disember tahun kewangan yang lalu
11.4.  Penyata Penyesuaian Bank tidak disahkan oleh Pengetua/Guru Besar		·         TPKPS 4.6.1			·         Pengetua/Guru Besar hendaklah mengesahkan Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan setiap bulan
11.5.  Cek-cek yang tamat tempoh laku di Penyesuaian Bank		·         TPKPS 7.8 ·         AP 117 ·         AP 118		·         Cek-cek yang tamat tempoh laku hendaklah dibatalkan dan didaftarkan di Daftar Cek Terbatal serta tindakan susulan diambil ·         Menggantikan dengan cek baru ·         Membuat pelarasan selepas mendapat kelulusan
MASALAH DAN ISU		PERATURAN-PERATURAN		TINDAKAN MENGATASI/ MENYELESAIKAN
12.     PENYELENGGARAAN REKOD/    DAFTAR AKAUN
12.1.    Buku Tunai tidak dikemaskini: Butiran terimaan tidak dinyatakan Nombor resit pejabat untuk rujukan terimaan tidak dicatat Pembetulan dibuat dengan pemadaman		·         TPKPS 4.4 ·         AP 147 ·         AP 144		·         Pengetua/Guru Besar memastikan supaya nombor resit dicatatkan dan mempastikan supaya pemadaman tidak digunakan ·         Sebarang pembetulan hendaklah dipotong dan ditandatangan ringkas ·         Pengetua/Guru Besar hendaklah memastikan supaya semakan dibuat pada tiap-tiap bulan
12.2.  Daftar Stok Resit: Daftar Stok Buku Resit tidak diselenggarakan/ tidak kemaskini		·         TPKPS 5.5 (ix) ·         TPKPS (Lampiran f) ·         AP 67		·         Pengetua/Guru Besar perlu mengambil tindakan untuk menyelenggarakan daftar mengikut peraturan bagi mengelakkan kemungkinan berlakunya penyelewengan
12.3.  Daftar Bil tidak diselenggarakan/kemaskini: Tarikh bil tidak dicatat Tarikh baucar tidak dicatatkan Bil-bil tidak diambilkira		·         TPKPS 6.6.1 ·         TPKPS (lampiran E) ·         AP 103b		·         Bil-bil yang diterima hendaklah dicatatkan supaya dapat mengesan bil-bil yang tertanggung atau mengelakkan pembayaran dua kali (berulang)
12.4.  Surat Perjanjian: Tiada Perjanjian Cth: Kantin, kedai buku Telah melanggar peraturan yang ditetapkan dalam perjanjian		·         TPKPS 11.5 (1) ·         Surat Pek.Bhg. Pembangunan & Bekalan Bil. 4/1987		·         Memastikan perjanjian dibuat dan memenuhi syarat-syarat di dalam perjanjian
12.5.  Daftar Kutipan Harian/Borang Serahan Kutipan: Tidak selenggarakan Tidak kemaskini		·         TPKPS 5.4(v) ·         Lampiran C ·         AP 73		·         Memastikan Daftar Kutipan Harian/ Borang Serahan Kutipan diselenggara/ kemaskinikan dengan tujuan mengesan ketepatan jumlah serahan dan jumlah dibankkan
MASALAH DAN ISU		PERATURAN-PERATURAN		TINDAKAN MENGATASI/ MENYELESAIKAN
12.6.  Daftar Penghuni Asrama: Tidak disediakan Tidak di kemaskinikan		·         SPK 6/2002		·         Mengemaskinikan daftar penghuni asrama supaya tuntutan bantuan asrama boleh disahkan ketepatannya serta mengesahkan tempahan /pembayaran  kepada pembekal
12.7.  Daftar Cek Terbatal Tidak diselenggarakan Tidak dikemaskini		·         TPKPS 7.8(b) ·         TPKPS Lampiran B ·         AP 118 (d)		·         Cek batal hendaklah didaftarkan supaya dapat mengesan dan mengambil tindakan untuk digantikan dan tindakan susulan bagi pelarasan
13.   PENGURUSAN STOK YANG TIDAK    MEMUASKAN
13.1.  Barang-barang yang diterima tidak di rekodkan 13.2.  Direkodkan dalam daftar yang berlainan: Barang sepatutnya dimasukkan ke Kew. 314 didaftarkan dalam Kew. 315 13.3  Pergerakan Harta Modal tidak Diselenggarakan		·         TPKPS 6.5.1 ·         TPKPS 6.5.3 ·         TPKPS 6.5.4 ·         Pekeliling Perbendaharaan 2/91		·         Pengetua/Gurubesar hendaklah melantik Pegawai yang diberi kuasa bagi memastikan ·         Barang-barang yang diterima hendak lah direkodkan dalam daftar yang di tetapkan ·         Daftar Stok mestilah dikemaskini sebaik sahaja barang-barang diterima/ dikeluarkan dan ditandatangani oleh penerima ·         Menyelenggarakan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori(KEW 315) ·         Membuat pemeriksaan/pemantauan keatas stok dari masa ke semasa
14.   TINDAKAN SUSULAN
14.1.  Tidak ada tindakan susulan terhadap Surat Pemerhatian Audit dan Laporan Audit 14.2.  Jawapan kepada Surat Pemerhatian Audit dan Laporan Audit tidak memuaskan		·         TPKPS 15.3 ·         AP 306		·         Pertanyaan audit hendaklah dijawab dalam tempoh 1 bulan dari tarikh ia dialamatkan kepada sekolah ·         Jawapan yang diberi hendaklah merangkumi semua perkara yang dibangkitkan berserta dengan tindakan penyelesaian yang diambil

 

 

Berdasarkan kepada penemuan-penemuan audit dapatlah dibuat kesimpulan bahawa :

·         Guru besar kurang melibatkan diri dalam pengurusan kewangan sekolah dan menyerahkan tugas-tugas urusan kewangan kepada pegawai-pegawai bawahan tanpa sebarang panduan dan pengawasan.

·         Guru besar kurang arif tentang prosedur perbelanjaan dan ini menyebabkan perbelanjaan tanpa dokumen sokongan dibuat.

·         Penyeliaan terhadap pungutan sekolah tidak dilaksanakan sepenuhnya dan ini menyebabkan berlakunya akaun belum terima setiap tahun.

·         Penyemakan dan pemeriksaan terhadap rekod-rekod sekolah seperti buku tunai, daftar bil dan daftar stok buku reit tidak dijalankan secara kerap.

·         Pematuhan kepada prosedur dan arahan kewangan tidak diberi penekanan oleh guru besar.

·         Kakitangan kewangan kurang mendapat latihan.

16.       Cara Mengatasi Mutu Pengurusan Kewangan Sekolah

·         Memperkemaskan sistem pengauditan di pejabat audit Sekolah

·         Mengadakan program latihan bagi meningkatkan prestasi kerja

·         Meningkatkan penggunaan komputer dan sistem perisian yang lebih mantap dan canggih, dan

·         Kemaskini peraturan dan prosedur dan memastikan ianya dipatuhi. (contoh prosedur seperti lampiran)

17.       Tindakan Guru Besar

·         Guru besar perlu memupuk kesedaran tentang pentingnya penglibatan mereka dalam pengurusan kewangan supaya tahap akauntabiliti dapat dipertingkatkan.

·         Guru besar hendaklah merancang dan melakukan perbelanjaan dengan teratur selaras dengan peruntukan yang telah disediakan.

·         Guru besar yang bertanggungjawab hendaklah menyelia tugas-tugas pungutan sekolah dengan lebih cekap bagi mengelakkan penyelewengan dan penyalahgunaan pendapatan sekolah.

·         Rekod-rekod sekolah hendaklah diperiksa selalu oleh pegawai yang dipertanggungjawab.

·         Guru besar perlu menjawab teguran audit dengan kadar segera dan mengambil tindakan susulan selepas itu agar tidak berulang lagi kesalahan yang sama.

     (lampiran contoh teguran audit dan jawapan guru besar)

18.       Kesimpulan

Laporan audit merupakan satu fenomena yang menjelaskan bahawa wujud proses pengurusan kewangan sekolah yang baik dan juga sebaliknya. Bagi sekolah yang mempunyai proses pengurusan kewangan sekolah yang serius, pihak sekolah perlu bersungguh-sungguh mematuhi segala arahan dan peraturan kewangan dan perakaunan serta mengambil langkah berjaga-jaga supaya tidak berlaku kesilapan. Kesilapan dan kecuaian mungkin dilakukan sendiri oleh guru besar atau pgawai-pegawai lain yang di bawah kawalannya.

            Tugas pengurusan kewangan dan perakaunan ini amat berat dan tidak sesuai dibebankan kepada seseorang pegawai sahaja. Guru besar perlu mengagih-agihkan tugas ini kepada beberapa orang pegawai lain. Guru besar pula perlu berusaha mengawal dan memotivasikan kakitangannya bagi mengukuhkan lagi budaya kerja berpasukan dan suasana kerja yang kondusif. Kepuasan kerja dan tahap motivasi yang dimiliki oleh kakitangan juga mendatangkan kesan kepada kemajuan organisasi. Oleh itu penjelasan mengenai halatuju sekolah kepada kakitangan sekolah perlu ditekankan agar semua warga kerja dapat menghayati sepenuhnya tanggungjawab yang diamanahkan. Lima langkah di bawah perlu dipatuhi:

      Kesedaran terhadap tanggungjawab dan peranan pihak pengurusan sekolah dipertingkatkan

      Pematuhan peraturan kewangan dipertingkatkan

      Pencegahan terhadap penyelewengan dapat dielakkan

      Penambahbaikan tahap pengurusan kewangan sekolah, dan

      Pengurangan laporan audit bertegur.

Rujukan

Abdul Rahim Affandi(2003). Laporan audit bersyarat: kajian kes di sebuah sekolah

menengah di Pulau Pinang. Kuala Lumpur :Universiti Malaya.

Akta Pendidikan 1996 Peraturan-Peraturan (Akaun Dan Audit) 2002. Kementerian Pendidikan Malaysia. Kuala lumpur.

Akta Acara Kewangan 1957.

Bahagian Kewangan(2000). Tatacara pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah.

           Kementerian Pendidikan Malaysia. Kuala Lumpur.

Bahagian Audit Sekolah(2002).Manual pengauditan pengurusan kewangan sekolah.

           Kementerian Pendidikan Malaysia. Kuala Lumpur.

http://ms.wikipedia.org/wiki/Audit Kewangan Sekolah

Kamus Dewan  Edisi Ketiga(1998). Kuala lumpur: Dewan Bahasa dan pustaka.

Kerajaan Malaysia(1998). Arahan Perbendaharaan. Kuala Lumpur: Percetakan Nasional Malaysia

            Berhad.

Lembaga Penyelidik Undang-undang(1999).Akta pendidikan 1996(Akta 550) dan peraturan-

            peraturan terpilih. Kuala Lumpur: Internasional Law Book Services.

Bahagian Kewangan (2005). Surat pekeliling kepada buku tatacara pengurusan

           kewangan dan perakaunan kumpulan wang sekolah. Kementerian Pelajaran

           Malaysia.Putrajaya.